為保證我會文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作，維護文件檔案的完整和安全，制定本制度。

　　一、設立文件檔案管理專員，切實做好文件檔案的收集、分類、整理、立卷、歸檔工作，保證文件檔案資料的齊全完整，提高案卷質量，使文件檔案管理工作達到標準化、制度化、規范化的要求。

　　二、凡是我會在工作中形成的文件和具有查考利用價值的各類資料、原始記錄、出版物、各種圖表薄冊、照片以及與本會業務活動相關的上級來文等都要齊全完整地收集、整理、立卷、保管。

　　三、檔案管理員要做好員工人事檔案的收集、整理、立卷、管理工作，確保資料完整。

　　四、檔案管理員要對本會接受捐贈及資助扶貧項目相關資料、文件專門建檔，歸類進行管理。

　　五、立卷應根據其相互聯系、保存價值分類整理立卷，保證檔案的齊全、完整，能反映本會的主要情況，以便于保管和利用。

　　六、文件資料檔案的保管、查閱。

　　1.所有檔案必須入框上架，科學排列，便于查找；

　　2.文件柜要保持整潔衛生，認真做好文件檔案"八防"工作，要定期檢查、經常核對文件檔案資料，發現問題及時處理、報告并做好相關記錄，確保文件檔案資料的完整與安全；

　　3.因工作需要查閱檔案資料，須報請秘書長批準，外單位人員要查閱、復印公司檔案，必須持單位介紹信并經本會秘書長批準后，方可查閱；所有檔案一律不允許外借。不論是誰查閱、復印檔案，檔案管理員都必須如實進行登記，注明查閱時間、查閱內容、查閱人姓名、批準領導、是否復印等相關內容。

廣東省老區建設基金會

2013年12月